Management

Trask solution vytvořil pro ČSOB systém IRES

Společnost Trask solutions byla na základě výsledku výběrového řízení pověřena v lednu 2003 Československou obchodní bankou vytvořením systému pro tvorbu, správu a publikaci vnitřních bankovních předpisů. Pro nový systém byl zvolen název IRES (Internal Regulations System).

Nový systém měl zjednodušit a unifikovat tvorbu předpisové soustavy, rozšířit intranetový komfort pro vyhledávání a zobrazení publikovaných dokumentů a integrovat prostředky tvorby, správy a publikace předpisové soustavy.

Systém IRES tuto problematiku řeší komplexně a proti stávajícímu systému, kde pro tvorbu vnitřních předpisů byly používány standardní nástroje MS Office, přináší několik klíčových zlepšení.

Prvním z nich je maximální unifikace jednotlivých typů předpisů. Dosud užívané šablony MS Office sice mohly plnit návodnou funkci, ale nemohly plně zajistit dodržení předepsané struktury vytvářeného předpisu a dodržení všech konvencí a doporučení při jeho tvorbě. V systému IRES je jednotná struktura pro předpisy daného typu. Do okruhu funkčností, které zajišťují jednotnost předpisů, patří také propojení editoru předpisů s centrálně udržovanými číselníky hodnot. Do určitých částí těla předpisu je pak možné vkládat pouze hodnoty z těchto číselníků, což zajišťuje použití pouze platných hodnot.

Velmi užitečnou funkcí je tzv. slovník terminologie, který umožňuje udržovat centrální slovník termínů používaných v předpisech. Vkládané termíny se koncovým uživatelům prezentují jako odkazy na definici příslušného termínu. Klíčovou výhodou je opět jednotnost používaných pojmů, která je zajištěna jejich centrální správou. V případě nutnosti mohou redaktoři vytvářet i vlastní pojmy, které jsou do centrálního slovníku zařazeny po ukončeném schvalovacím procesu.

Pro zpřehlednění a zrychlení procesu tvorby a publikace předpisu implementuje systém IRES správu workflow dokumentu. Každý předpis prochází životním cyklem počínajícím žádostí o jeho založení a pokračujícím vlastní tvorbou předpisu, jeho schválením, publikací, případně i zrušením jiným, v budoucnu publikovaným předpisem. IRES udržuje informaci o stavu každého předpisu a umožňuje sledovat postup prací na předpisu v jednotlivých fázích tvorby.

V souvislosti s předpisy vytvořenými v systému IRES se často používá přívlastek „strukturované“. Oproti původním předpisům vytvořeným pomocí nástrojů MS Office, které jsou v této podobě také prezentovány koncovým uživatelům, nabízejí strukturované předpisy uživatelům mnohem vyšší intranetový komfort pro zobrazení. Je možné se pohybovat po struktuře předpisu, samostatně si zobrazovat požadované části předpisu, jeho přílohy apod.

Uživatelský portál systému IRES, který prezentuje koncovým uživatelům celou předpisovou soustavu ČSOB, umožňuje u strukturovaných předpisů velmi široké možnosti vyhledávání. Uživatelé mohou prohledávat předpisovou soustavu podle profilových atributů (metadat) předpisu, pomocí fulltextového vyhledávání nebo pomocí analytického vyhledávání vybraných komponent napříč předpisy.
Vedle pokročilého vyhledávání portál nabízí celou řadu dalších funkcí jako např. ukládání odkazů na oblíbené předpisy, ukládání vlastních dotazů ve formě sestav, rozesílání novinek v předpisové soustavě uživatelům apod.

Systém IRES byl po 6-ti měsíčním vývoji spuštěn v červenci 2003 a s jeho pomocí již byla zahájena tvorba nových strukturovaných předpisů. Během implementace vzniklo mnoho podnětů, jak stávající systém ještě dále vylepšit.

Zdroj: Trask solution

Čtěte také

Napsat komentář

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *