Komunikace

Psaný projev – Jak zaujmout? (4. – firemní časopisy)

Pod pojmem Firemní časopisy si můžeme představit různá periodika. Jedná se skutečně o interní média určená pouze pro zaměstnance, o media určená odborné veřejnosti a partnerům (B2B) a nebo zákazníkům (B2C). V některých případech vydávají společnosti časopis, který kombinuje více typů čtenářů.

Firemní časopisy mohou také vznikat pouze v elektronické podobě, to jsou takzvané e-ziny. Tyto typy časopisů používají většinou softwarové společnosti. Tento e-zin je umístěn na webových stránkách společnosti, odkud se dá kdykoliv stáhnout. Nevýhodou je skutečnost, že se dá číst pouze na monitoru. Většina čtenářů si chce ale vzít časopis do rukou a přečíst si jej v pro ně příhodnou dobu (v dopravní špičce, při kávě, v posteli, …). Papírová podoba navíc umožňuje, aby si časopis přečetli i rodinní příbuzní a známí, kteří nejsou s počítačem takoví kamarádi.

Když se rozhodneme, že budeme skutečně firemní časopis vydávat, musíme si odpovědět na několik otázek.

  1. Pro koho bude náš časopis určen a jaký bude mít cíl v rámci P.R. aktivit?
  2. Jak často bude vycházet?
  3. Jaký bude rozsah, náklad a kvalita?
  4. Jaký bude rozpočet na tento časopis?
  5. Kdo jej bude tvořit?
  6. Jaké informace tento časopis přinese?

Odpovědi na tyto otázky by měly být jasné a srozumitelné pro celý management společnosti dlouho před samotnou tvorbou prvního čísla časopisu.

1) Pro koho bude náš časopis určen a jaký bude mít cíl v rámci P.R. aktivit?
Nejprve si stanovíme, proč chceme časopis vydávat. Je to proto, že máme hodně zaměstnanců v marketingu, kteří píší povídky nebo básničky a nikde je nemohou tisknout? Nebo si koupili digitální foťák a chtějí ho vyzkoušet? Potřebujeme vždy před koncem roku utratit nějakou sumičku, abychom neplatili tolik na daních? A nebo chce pan ředitel komentovat každou firemní věc a na první stránce by mu to tak slušelo?

Pokud jsme ani jednou na výše uvedené otázky neodpověděli kladně, myslíme to s časopisem skutečně vážně. Eliminovali jsme nedůležité důvody a teď je třeba určit ten základní. Interní časopis se používá především ve větších společnostech a s více lokalitami. Časopisem se dá přenášet týmový duch v celé společnosti, dají se představovat významní pracovníci nebo informovat o právě proběhlých či připravovaných firemních událostech. Časopis pro B2B sféru má pomoci informovat odborné partnery, novináře a státní správu o činnostech, úspěších a zajímavostech ve společnosti. Časopis určený zákazníkům informuje o firemních produktech, službách, dává odpovědi na otázky zákazníkům, přináší různé soutěže či představuje zákaznické akce (den otevřených dveří, ochutnávky, akce, apod.).

2) Jak často bude časopis vycházet?
Těžko budeme konkurovat deníkům či týdeníkům. Firemní časopisy vycházejí nejčastěji jako měsíčník, čtvrtletník a občasník, který má tu výhodu, že vychází, když je dostatek zajímavých informací, ale má velkou nevýhodu, že skoro nikdo neví, kdy vyjde. Většinou ani odpovědní redaktoři ne. Je to potom problém, jak jej zahrnout do rozpočtu P.R.

Počet čísel časopisu záleží skutečně jen na nás, kolik přichází nových námětů a informací během celého roku. Je lepší začínat se čtvrtletníkem a případně přidávat čísla než naopak. Prodlužování doby k novému číslu totiž vypadá, jakoby redaktoři neplnili svou práci.

3) Jaký bude rozsah, náklad a kvalita?
Odpověď na tuto otázku opět záleží na počtu informací, o které se chceme podělit. Většinou se používá osm a šestnáct stránek, formát A4 a náklad záleží na počtu potenciálních čtenářů. Pamatujme si, že nejlépe je tisknout více než tři tisíce kusů, pak je tisk již ekonomický. Samozřejmě, že v dnešní době nemá cenu šetřit na barvě, neboť máme i barevné deníky a černobílý tisk již patří minulosti (kromě umělecké fotografie, samozřejmě).

Náklad by měl u interních časopisů převažovat počet zaměstnanců asi od 5% do 10%. Časopisy pro B2B se dají ještě lépe použít i pro jiné čtenáře, než jsou pouze obchodní partneři, takže náklad může být větší více než o 10%. Největší náklad mají samozřejmě zákaznické časopisy, také pro to, že je vydávají velké společnosti s velkou zákaznickou základnou.

4) Jaký bude rozpočet na časopis?
Toto je nejdůležitější otázka a nejen pro finanční oddělení. Na rozpočtu závisí vše ostatní. V každém případě je lepší určit nejen celou roční částku, ale také ji rozdělit na jednotlivá čísla. Předejdeme tomu, že ze začátku budeme mít nejen velké ambice, ale i možnosti a ke konci roku už budeme mít finanční problémy s výrobou. Opět je lepší být ze začátku střídmější. Na prvních dvou číslech uvidíme, jak je to s naším odhadem. Navíc se mohou vyskytnout určité problémy a potíže, které nám mohou časopis prodražit (špatně stanovaný design, špatná koordinace prací, apod.).

5) Kdo bude časopis tvořit?
V obecné rovině si můžeme vybrat pouze ze třech variant:
a) vše provedeme sami,
b) najmeme si na časopis externí firmu,
c) vybereme to nejlepší z obou variant.

Když se rozhodneme dělat všechny činnosti spojené s časopisem sami, musíme mít silný a především zkušený tým zaměstnanců, kteří se vyznají v grafice (musíme najít dobrého grafika, na znalosti Pepy, který si jen čmárá na poradách se ohlížet nebudeme), post produkci a tisku. Tuto variantu si vybírají v největší míře velké společnosti, které mají DTP studio a případně i tiskárnu.
Můžeme ale vybrat externí agenturu, která za nás vše obstará. My jí připravíme pouze textové a případně i obrazové materiály. Jak asi očekáváte, tato varianta je nejdražší, ale nejméně využívá času a energie našich zaměstnanců. Navíc nejvíce za celou činnost ručí externí firma, která se může postarat i o následnou logistiku časopisu ke čtenářům.

Zlatý střed zvolí asi společnost, která nemá ať již velmi zkušené pracovníky či výrobní možnosti a nebo nemá velký rozpočet. Několik zaměstnanců bude sbírat a uchovávat zajímavé firemní informace, další je budou přetvářet do kultivované podoby, další budou v kontaktu s grafikem, DTP studiem a tiskárnou.

Časopis by měl mít jednotný design a měl by obsahovat stálé rubriky, například novinky, představení zaměstnanců, výročí a oslavy, a jiné. V každém případě je třeba stanovit redakční radu, která bude za časopis zodpovídat. Tito lidé se musejí pravidelně scházet, hovořit o možných tématech, odpovědnosti a harmonogramech prací.
Firemní časopis by měl vycházet z Corporate Identity manuálu a měl by být propojený s ostatními marketingovými a P.R. materiály, především s webovými stránkami. Nesmíme zapomínat, že nejdůležitější je si předem připravit skutečně detailní návrh časopisu, protože každá změna v průběhu vydávání je velmi nepříjemná a nejen finančně.

6) Jaké informace časopis přinese?
Firemní časopis reprezentuje společnost, a tak je důležité mu věnovat velkou pozornost, nejen v grafické podobě, ale především textové. V dnešní době se kvalitní firemní časopisy už přibližují i celostátně vydávaným časopisům a soupeří s nimi o čtenářovu pozornost.
Časopis by měl mít aktuální informace a zaujmout nejen zaměstnance a obchodní partnery, ale i ostatní čtenáře.

Pokud jsme dočetli až sem a umíme si na všechny otázky odpovědět, už nám nic nebrání. Tak tedy vzhůru, redakční rado, do práce a ať se časopis všem čtenářům líbí a přinese zajímavé informace.

Příště: Firemní video prezentace

Čtěte také

Napsat komentář

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *