Management

Jak efektivně vést porady?

V polovině měsíce října pořádala firma INC consulting na zámku Štiřín u Prahy zajímavé setkání významných manažerů se zástupci středních firem. Hlavním cílem této akce bylo vzájemné předání zkušeností a nápadů z oblasti vedení porad s klíčovými pracovníky. Toto téma je v současné době velmi žhavé a zároveň často problematické.

Jednotlivé diskuse vedli Martin Bednár, generální ředitel, SAP ČR, Ing. Martin Tax, předseda představenstva a generální ředitel DELTAX Systems a Ing. Karel Bouček, předseda představenstva a generální ředitel ČSOB Leasing.

Značná část diskutujících patřila do segmentu manažerů, kteří postavili svoji firmu na „zelené louce“, a proto je pro ně kvalitní vedení porad obzvlášť důležité. Často se jedná o firmy, které dosáhly svého vývojového stropu a nyní musí provést zásadní změny, a to i v oblasti firemní kultury, kam vedení porad částečně patří.

Během jednotlivých panelových diskusí u kulatých stolů proběhlo hned několik bleskových průzkumů. Z nich jasně vyznělo, že větší část manažerů vyznává direktivní styl vedení porad, na kterých se spíše snaží potlačit než podporovat ty pracovníky, kteří vyvolávají tzv. tvůrčí konflikty. Za velmi nebezpečné také považuji fakt, že naprostá většina manažerů přiznala skutečnost, že na svých poradách projednávají v minimální míře strategická témata a spíše vedou porady na bázi operativních rozhodnutí.

V rámci setkání byl sestaven přehled všech hlavních poznatků:

Pozitivní prvky porad:

  • firmy mají vyladěná pravidla a rituály týkající se kultury, komunikace, bodů programu atd.
  • pracovníci využívají písemné podklady
  • porada má stanovené jasné cíle, kterých má být dosaženo
  • pravidelné termíny a čas, které vedou k rytmizaci přenosu závěrů a úkolů do firmy
  • pochvaly, poděkování i negativní hodnocení.

Negativní prvky porad:

  • pracovníci bývají často negativně překvapeni
  • připravené podklady na poradu nejsou kvalitní
  • porady jsou plné osobních konfliktů a personifikací problémů
  • dochází k zákopovým válkám divizí – dezintegrační prvky
  • závěry jsou nepřesně definovány
  • v případě úkolů schází termín, zodpovědnost
  • pozdní příchody účastníků
  • odbíhání od tématu („diskusní klub“)
  • nedodržování plánovaných časů.

Každá porada by měla být vedena v pozitivním duchu. Jedním ze základních cílů je motivovat všechny účastníky k myšlení, které směřuje k maximálním a efektivním výsledkům celé firmy, nejen jednotlivce. Jako podružné – přesto důležité – vnímám stanovení místa, kde se porady pořádají a stylu, jak jsou vedeny. Za velmi vtipné a zároveň motivující považuji vedení porady v blízkosti centrály hlavního (lepšího) konkurenta.

Klíčová může být také osoba moderátora. Jednou ze základních chyb je, že se této role ujímá sám majitel, generální ředitel apod., což je kontraproduktivní. Moderátor má hned několik rolí. Například udržení diskuse, aby příliš nespadla do detailů a osobních rovin. Moderátor musí umět upozornit některé jednající, že jejich příspěvek nepatří na tuto poradu, protože je to tzv. „off line“. Tedy, že se to týká pouze dvou účastníků, a proto řešení tohoto problému musí proběhnout někde jinde. Moderátor musí mít cit na důležité informace tak, aby dal všem dostatečný prostor. Nesmí dojít k tomu, že zastaví diskusi v okamžiku, kdy se blíží řešení nebo vyjasnění problematické otázky. V žádném případě nesmí docházet k rozlišování diskuse v rámci zápisu a „mimo zápis“. Každý, kdo na poradě vystupuje, musí mít na mysli jasný cíl – a to prosperitu, stabilitu firmy.

Z každé porady musí být nějaký závěr v podobě stanovených úkolů, termínů, konání i nekonání (ukončení něčeho neprospěšného) postupů a plánů.

Obě strany (vedení i pracovníci) přicházejí na poradu s nějakým očekáváním. Je důležité, aby při odchodu z porady měli velkou chuť tvořit hodnoty a udělat maximum pro úspěch celé firmy. Pro každého, kdo strávil jednu hodinu na poradě, by tento čas měl být přínosem minimálně tak stejným, jako kdyby jednu hodinu vymýšlel, co udělat proto, aby stále mohl být hrdý na to, že je právě v této firmě.

Firma INC consulting pořádá podobné akce přibližně jednou za dva měsíce.

Čtěte také

Napsat komentář

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *