Společnost IXOS SOFTWARE AG, světový dodavatel řešení pro správu dokumentů, nabízí novinku v oblasti řízení a správy procesů, produkt IXOS-eCONprocess. Jak napovídá název produktu, jedná se o komplexní nástroj pro řízení a správu vnitropodnikových procesů. Účelem nasazení tohoto řešení ve firmě by se tak měla stát přesná definice a vyšší transparentnost toků práce, rychlejší a kvalitnější odezva na úkoly stanovené pracovníkům.
Podstatou celého systému je algoritmizovaný podnikový proces. Jednotlivé úkoly přicházejí účastníkům procesu do zásobníku úkolů (Inboxu). Uživatel komunikuje s algoritmizovaným procesem pomocí formuláře tj. masky, která se zobrazí po otevření daného úkolu. Informace nutné ke splnění úkolu uživatel získá jak z formuláře, tak z přiložených dokumentů či z poznámek, které k procesu připojili předchozí účastníci procesu.. Navíc je do celého systému integrována podpora externích aplikací, například SAP R/3, které jsou asociovány s danými úkoly a spouštěny jednoduchým stiskem tlačítka přímo z formuláře. IXOS-eCONprocess je schopen zpracovávat procesy, které procházejí napříč různými aplikacemi a vystupuje jako nosná vrstva dat a dokumentů, které se mezi jednotlivými aplikacemi předávají. Uživatel má tak v pravou chvíli k dispozici informace z různých aplikací pod jedním rozhraním.
Konkrétní řízení procesů probíhá tak, že aktuální uživatel zaznamená požadované informace do formuláře, popřípadě pomocí stisku tlačítka na formuláři vyjádří například souhlas/nesouhlas (s fakturou, smlouvou, žádostí o dovolenou atd.). Volba dalšího účastníka workflow je buďto určena předem (konkrétní uživatel, role, organizační skupina…), anebo je vyhodnocena dynamicky dle aktuálních informací z procesu. V systému je možné nastavit i takzvanou časovou eskalaci: když určitý účastník směrování nesplní úkol do určité doby, tento pracovní úkol se automaticky přesune do „Inboxu“ úkolů jeho nadřízeného apod.
IXOS-eCONprocess je dostupný ve dvou verzích. IXOS-eCONprocess for Exchange umožňuje přístup přímo z Outlooku, zatímco IXOS-eCONprocess for Internet zajišťuje přístup prostřednictvím internetu či firemního intranetu. Zde je výhoda v nezávislosti na jakémkoliv softwarovém vybavení kromě internetového prohlížeče.
Součástí systému je i grafický nástroj „Process Designer“ umožňující snadnou definici a přehledné grafické vyjádření procesů v podniku. Pomocí nástroje „Process Admin“ je možné monitorovat průběh všech instancí procesů. Díky těmto nástrojům je možné pohodlně zjistit, kdo, kdy a jaký pracovní úkol splnil, u koho plnění vázne, kdo zadal či změnil jaké hodnoty ve formuláři apod.
Díky kompatibilitě s IXOS-eCONserverem je průběh všech procesů spolu s přidruženými dokumenty automaticky zaznamenáván a archivován na archivní server, takže každá akce uživatele nad pracovním úkolem je uložena a následně dohledatelná i pro případný audit.
Follow
