Interní komunikace, zdánlivě neviditelný a neměřitelný prvek podniku, který má za úkol propojit všechny zaměstnance v podniku tak, aby ve správný čas dostali správnou informaci pro svou práci, je v současné době stále více skloňován v souvislosti s výkonností podniku a úspěšným podnikovým řízení.
O konkrétních dopadech interní komunikace na zvyšování výkonnosti podniku hovoří řada faktů. Vypovídají jednoznačně. Vezměme si některé z reakcí zaměstnanců firem, se kterými se při své práci setkal PhDr. Juraj Barbarič, expert na interní komunikaci: „porady jsou vždy delší než je naplánováno a mnohdy nemají výstup, lidé jsou otrávení“, „řeknou mi, co mám dělat, ale ne proč…to je demotivující…když se ptám po důvodech, slýchám že na vysvětlování není čas“, „ráno mám v počítači 150 nových mailů, nečtu je, abych vůbec udělal nějakou práci“. Komunikace je proces, který nefunguje tak, že by bylo možné uchopit jej „selským rozumem“ anebo na základě technického či ekonomického vzdělání. Je potřeba se v tomto oboru vzdělávat, přemýšlet o něm a získávat nové zkušenosti.
Vliv interní komunikace lze dohledat na řadě oddělení, poboček či podniků, které byly již dopředu z jakýchkoliv důvodů určeny k likvidaci. K jejímu urychlení se skutečně „úspěšně“ pomohlo umělým zhoršením vzájemných vztahů a komunikace uvnitř organizace. Vztahy přestaly fungovat, lidé přestali být motivování k dobré práci, produktivita klesla pod únosnou úroveň a oddělení/pobočku/podnik bylo možné z prokazatelných ekonomických důvodů uzavřít.
Nebo si představme jinou situaci. Organizace dokáže vyrobit produkt, jehož parametry vyhovují požadavkům zákazníka. Ten dá společnosti najevo svůj zájem o koupi, ale nespokojená nebo neinformovaná sekretářka či jiný odpovědný pracovník jej znechutí svým negativní přístupem při telefonickém dotazu. Díky tomu může celý vývoj i výroba přijít vniveč. Stejně tak špatná či nedostatečná informovanost obchodních zástupců může přivodit zásadní problémy. Pokud např. obchodní zástupce vyzradí informace, které jsou tajné. Od „uloupení“ výrobku jinou firmou pak může organizaci pouze nedostatek konkurence.
Tyto situace jsou jasnými příklady, že pokud komunikace funguje nedostatečně, vzniká nezanedbatelný zdroj problémů. A od takových problémů je jen malý krůček k negativnímu ovlivnění výsledku.
A jak vypadá situace na českém trhu? Jak vyplynulo z průzkumu trhu při přípravách konference Interní komunikace organizované společností top vision, řada významných podniků působících na českém a slovenském trhu začíná na interní komunikace tvrdě pracovat. V některých podnicích vycházejí ze znalostí svých nadnárodních matek a snaží se s úpravami aplikovat globální know-how na lokálních podmínkách České republiky. Jinde připravují a realizují vlastní strategii s hlavním důrazem na vlastní firemní kulturu. A právě projekt nastavení systému interní komunikace a jeho hladké nastartování je tím nejnáročnějším úkolem.
V této chvíli může být k dispozici norma ČSN EN ISO 9001:2001 s názvem Interní komunikace. V první části norma hovoří o tom, že „vrcholové vedení musí zajistit vytvoření příslušných komunikačních cest v organizaci…“, v druhé části je kladen důraz na „fungování komunikace“. I členění normy napovídá, že důležité je nejen zavést a nastavit technické a systémové prvky komunikace jako např. intranet, firemní e-mail, systém porad, ale jde o zajištění skutečného fungování komunikace, což většinou znamená změnu individuálního vnímání komunikace managementem i zaměstnanci. Podle Marie Wojcikové z HVB Bank, je to proces zvládnutelný za 3 roky. V první fázi je nutné přemístit interní komunikaci do bezprostřední blízkosti top managementu. Jen tak mají pracovníci zajišťující interní komunikaci k dispozici dostatek informací a pravomocí. Potom nastává nejnáročnější fáze, kdy je třeba vštípit manažerům, že jsou ve společnosti pro zaměstnance, nikoliv naopak. Management si musí uvědomit – pokud zaměstnancům zprostředkuje informace potřebné pro jejich práci, bude je motivovat a připraví jim optimální prostředí pro výkon, pak zajistí systematické zlepšování procesů. Nejlepším zdrojem myšlenek pro zlepšování procesů jsou vždy vlastní zaměstnanci.
Zde zdůrazněme obousměrnost proudu informací a komunikace – nebo lépe řečeno vícesměrnost – komunikace musí proudit horizontálně i vertikálně a vždy v obou směrech. V zájmu vyšších výkonů podniku je potřeba odstranit případné obavy zaměstnanců o své místo způsobené např. vysokou nezaměstnaností v regionu. Kvůli těmto obavám může být zmrazen aktivní přístup pracovníků na poradách a vůči vedení vůbec. Diskuse se potom většinou odehrává v úzkém kolektivu pracovníků, kteří na nedostatky ve svém okolí neupozorňují vrcholový management, ale pouze si je předávají mezi sebou. Důležité tedy je, přesvědčit své zaměstnance o možnosti komunikace s vedením podniku beze strachu a obav.
Výměna informací a praktických zkušeností týkající se fungování a optimalizace interní komunikace v domácích podnicích, zavádění změn v této oblasti do praxe, role interní komunikace při krizovém řízení a dalších souvisejících oblastí bude předmětem odborné konference Interní komunikace (11.-12. listopadu, hotelu Crowne Plaza Praha). Setkají se zde špičkoví odborníci velkých a středních podniků (např. T-Mobile, NFO Aisa, Aliatel, Slovenská sporiteľna, Česká pojišťovna, CzechInvest, Opavia-LU, HVB Bank a další), aby si vyměnili své názory a získali nové informace. Více informací o programu a hlavních speakrech naleznete na www.topvision.cz, info@topvision.cz.
– red –
Follow
