Dostali jsme se k závěrečné části našeho pojednání o možnosti využití koncertu jako výhodného marketingového nástroje v životě rozhlasové stanice. Na samotný závěr se zaměříme na otázky související se samotným průběhem akce.
Přeprava materiálu na místo
V této fázi dochází často k fatálním chybám, které mohou negativně ovlivnit celý následující průběh akce. Proto je dobré si pečlivě sestavit písemný soupis všeho, co musíme na místo dovézt. Určitě by měl být někdo z přípravného týmu pověřen dozorem nad sepsaným inventářem. Zákon schválnosti totiž praví, že většinou zapomeneme to, co považujeme za naprosto samozřejmé.
S tím souvisí i úvaha nad počtem vozů, které musíme k přepravě využít. Často nám nezbývá nic jiného, než využít služeb půjčoven. Pozor v případě, že je koncert o víkendu. V sobotu a v neděli jsou totiž většinou půjčovny aut a přívěsů zavřeny.
Každý řidič by měl mít platný řidičský průkaz i složené a platné referenční zkoušky. I to se může v případě nehody stát velkým problémem.
Auta by měla být naplněna s ohledem na bezpečnost pasažérů!
S majitelem areálu bychom se měli určitě předem domluvit na příjezdové cestě a možnosti uložení všech materiálů. Ty by měly být nejlépe přímo v zázemí produkčního týmu.
Co se může na koncertu hodit
Zde se pokusím vybrat to, co patří mezi věci opravdu nezbytné. Postupoval jsem s ohledem na zkušenosti z Koncertu Rádia OK.
Ve výbavě týmu by tedy neměly chybět vysílačky nebo alespoň mobilní telefony, dostatek náhradních baterií a nabíječky, lékárnička (i v případě, že na místě bude lékař), provázky a lepící materiál, psací potřeby i dostatek poznámkových papírů.
Na místě by určitě měl být minimálně jeden přenosný počítač s připojením na internet. Zapomenout určitě nesmíme ani na fotoaparáty, diktafon , případně kameru na zdokumentování celé akce.
Samozřejmostí jsou nůžky, baterka, nůž, nádobí pro případné občerstvení v místnosti produkce. V případě cateringu je nutné zvážit, jestli je jeho součástí pitná voda. Ta by neměla chybět v dostatečném množství.
Pokud bude mít na sobě celý tým jedno firemní oblečení, nesmíme ho zapomenout, a to včetně případného reservního. S tím může souviset i celá řada dalších staničních propagačních materiálů jako jsou balonky, vlaječky nebo bannery s logem rádia.
Před odjezdem musíme zkontrolovat, že máme pokladny, dostatečnou vstupní hotovost, vstupenky i ostatní tiskové materiály (letáky, noviny).
Každý obchodník musí myslet na materiály svých klientů (loga, bannery, stánky, atd.).
Hlavní produkční nesmí zapomenout na veškeré smlouvy s vystupujícími interprety, případně uzavřené s obcí a OSA či Intergramem. Zároveň bychom se měli ještě jednou pečlivě podívat na všechna ustanovení ve smlouvách. Řada zpěváků si dává určitě speciální požadavky (občerstvení, placení, příjezd k pódiu, samostatná šatna, sprcha v šatně, atd.). Vyhneme se tím případným komplikacím na místě. Zpěvačkám můžeme koupit květinu – nic tím nezkazíme! V souvislosti s tím musíme mít kdykoli po ruce kontakty na všechny umělce nebo jejich manažery.
Pokud se musí samo rádio postarat o zabezpečení akce, je nutné nezapomenout na případné zátarasy a pásky. Toto přirozeně většinou odpadá v případě dobře oploceného areálu.
Časový harmonogram a rozmístění stanovišť
První věcí po příjezdu by měla být důsledná kontrola všech věcí, které budeme na místě potřebovat. Čím dříve odhalíme případné nedostatky, tím delší dobu máme na rychlou nápravu. Zkontrolovat bychom měli rovněž přítomnost všech členů týmu.
Lze jen doporučit být na místě minimálně pět hodin před začátkem akce. Když provedeme nějaké přípravy na místě už v předešlých dnech, vůbec to nebude na škodu.
První věcí by měla být krátká pětiminutová schůzka všech přítomných. Na ní by se měly zopakovat základní body o akci, připomenout důležité kontakty a pravidla pro práci a chování týmu. Každý by měl vědět, kde je jeho stanoviště a za co konkrétně odpovídá.
Po této schůzce by měla následovat příprava prostorů pro interprety a catering, v dostatečném předstihu by měla být pověšena všechna loga, případně postaveny stánky partnerů.
Včas musíme připravit všechny vstupy, zábrany i prodejní místa. V pohotovosti musí být osoba, která bude mít na starosti jednotlivé interprety. Ti budou v různých časových intervalech přijíždět na místo. Po ruce je tedy nutné mít smluvní podmínky, abychom nebyli požadavky interpretů překvapeni hned v prvních minutách.
Samozřejmostí je, že základní nazvučení musí být hotové již před příjezdem prvních zpěváků nebo skupin. Zvukař by tedy měl být na místě jako jeden z prvních. V dostatečném předstihu bychom mu měli dát přesný soupis požadavků od interpretů.
Na každé pokladně by měl být jeden člověk odpovědný za finance, jeden by měl mít na starosti výdej lístků a chybět by neměl minimálně jeden člen ochranky. To platí v případě oploceného areálu, kde jsou pokladny jedním z mála nechráněných míst. V případě, že nemáme pevně zabudované zábrany, by měla být i ochranka na místě posílena. Diváci, kteří budou mít v úmyslu opustit na chvíli areál, by měli dostat v nějaké formě vracenky (lístky, razítko).
V případě otevření pokladen záleží na situaci, počtu vstupenek na volný prodej a také cílové skupině návštěvníků. Minimální doba by ale měla být určitě čtyři hodiny před koncertem při minimálním počtu čtyř pokladen v areálu.
Se vstupem do areálu to je podobné. V případě konzervativnějšího publika lze vpustit diváky do areálu již od rána, u mladší cílové skupiny se doporučuje přece jen větší obezřetnost. Minimální doba je cca. jedna hodina.
Poblíž vstupu by měl být umístěn a viditelně označen stánek lékařské pomoci. To platí i o hasičích. V obou případech je účast nutná po celou dobu produkce.
V okolí areálu by měly být rozmístěny hlídky, které budou organizovat parkování. Ideální situace nastala právě při organizaci již zmiňovaného koncertu Rádia OK v Tisové, kdy bylo kompletně využito přilehlé fotbalové hřiště. Toto bychom měli vždy včas domluvit s majiteli areálu a představiteli obce. S tím souvisí i nezapomenout na směrovky z přilehlých komunikací směrem k areálu. Cestu bychom měli připomínat i během přímých vstupů v rádiu.
Komunikace s partnery
Hned po příjezdu bychom měli umístit loga partnerů. Převážně platí, že na pódiu umístíme kromě loga stanice i logo generálního, maximálně hlavních partnerů (viz. část 1.). Ostatní loga umístíme v dalších částech areálu. Výjimka je ale samozřejmě možná. V žádném případě nesmíme zapomenout na vytvoření pečlivé fotodokumentace! Pokud budeme připravovat vlastní propagační film, neměly by ani v něm chybět detailní záběry na představení partnerů koncertu.
Další možností je umístit v areálu propagační stánky partnerů. Zde je nutné se držet podmínek ve smlouvě a hlavně dbát na bezpečí návštěvníků koncertu i zástupců partnera. Stánek by určitě neměl zasahovat do příjezdové cesty k pódiu, příchodu ze šaten umělců nebo cateringu a také bychom neměli bránit většímu množství diváků ve výhledu. Doporučit tedy lze krajní místa v areálu poblíž vchodu.
Včas před koncertem bychom si také přímo na místě měli s partnery domluvit způsob poděkování na pódiu během produkce.
Celkově by mělo platit, že za dodržení podmínek spolupráce by měl ručit každý konkrétní obchodník, který má daného klienta na starosti.
Konec akce
Jakmile dozní poslední tóny, moderátor poděkuje a odejdou poslední diváci, měli bychom určitě zajistit krátké společné focení týmu. Tato fotodokumentace bude patřit bezesporu do zlatého fondu stanice.
Poté by mělo dojít na kompletní úklid areáluvčetně okolních prostor (parkoviště a nejbližší příjezdové komunikace).
Slušností je určitě krátká schůzka s majitelem nebo provozovatelem areálu. Zvlášť v případě, kdy jsme osvobozeni od poplatků.
V následujících dnech by mělo dojít k uhrazení zbývajících honorářů i vypracování formuláře pro OSA a Intergram (teprve podle něj budeme hradit částky).
Důležité je rychlé umístění fotografií, případně i krátkého videa na internetové stránky stanice. Chybět by nemělo ani poutavé textové pojednání.
Důležitým partnerům a médiím bychom měli poskytnout tiskové zprávy včetně výběru fotografií.
A třešničkou na dortu by mohla být následná společná projekce videa nebo DVD z koncertu, která by měla být určena zaměstnancům i klientům a V.I.P. osobám.
Jak praví přední odborník na event marketing Petr Šindler, fáze post-eventová je stejně důležitá jako samotná příprava a průběh. Zážitek z akce musíme dostatečně prodat. Nejen, že tím ještě zvýšíme vlastní publicitu, zároveň tím poděkujeme klientům i vlastním spolupracovníkům, kteří se na organizaci podíleli. A pokud budeme akci opakovat, při komunikaci s potenciálními partnery můžeme jasně ukázat, v čem může být takový koncert rádia přínosem.
Na závěr tedy nezbývá nic jiného než popřát všem budoucím organizátorům takovýchto koncertů nebo podobných akcí, aby se jim vše vydařilo podle těch nejlepších představ a přání!
Follow
